Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft intelligente Verteilung von Wissen und Know-How

Der Übergang zum digitalen Arbeitsplatz dient der Erleichterung der internen und externen Kommunikation, dem effizienten Austausch von Informationen, der Stärkung des Teams und der Steigerung der Produktivität durch Freisetzung von zuvor gebundenen Potenzialen.

Generell ist die Implementierung eines Digital Workplace ein langfristiges Projekt - aber eines mit enorm großem Nutzen für Ihr Unternehmen.
Denkströme begleitet sie auf dem Weg zu Ihrem Digital Workplace.
Im Folgenden gehen wir den Fragen nach: „Was ist ein Digital Workplace?“, „Wie kann ein Digital Workplace aussehen?“ und „Welchen Nutzen bringt er?

Digital Workplace als Arbeitsplatz der Zukunft

Durch rechtzeitige geeignete Digitalisierungsmaßnahmen können Sie als Arbeitgeber dem Fachkräftemangel entgegenwirken.

Der ideale Digital Workplace ist der virtuelle Dreh- und Angelpunkt für alle Mitarbeitenden, die zeit- und ortsunabhängig sicheren Zugriff auf alle Anwendungen, Kommunikationskanäle, Dienste und Informationen benötigen. Er kombiniert Information, Interaktion und Geschäftsprozesse und schafft die Basis für Social Collaboration. Er erleichtert flexible Arbeitszeitmodelle - diese nehmen eine immer höhere Priorität bei den Arbeitnehmer:innen ein - und stellt insgesamt einen wesentlichen Baustein der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung dar.

Intelligente Betriebsabläufe implementieren

Geschäftsprozess-Kompetenz, Technologiewandel und Mitarbeiter im Einklang.

Sinnvolle Digitalisierungsmaßnahmen haben den Nutzen, Betriebsabläufe neu auszurichten und zu optimieren, indem sie Potenziale von Menschen und Maschinen aufeinander abstimmen. Der ideale Digital Workplace schafft Synergien aus Technologie, Service-Gedanke und Know-how und ermöglicht seinen Nutzern mehr Flexibilität, Agilität, Effizienz und Reaktionsschnelligkeit.

Radikale Veränderung der internen Kommunikation

Die interne Kommunikation erlebt aktuell eine gewaltige Transformation. Durch räumliche Trennungen, wie z.B. im Homeoffice oder im Außendienst, hat sie enorm an Bedeutung gewonnen. Sehr viele Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, ihre Kommunikationswege nun eiligst an die neuen Voraussetzungen anzupassen. Denkströme bietet nachhaltige Konzepte statt Aktionismus.

Von zentraler Bedeutung ist stets der reibungslose und gut strukturierte Informationsfluss. Mitarbeiter:innen müssen alle für sie relevanten Informationen schnell und zuverlässig erhalten. Mit den entsprechenden technischen Tools ist es möglich, alle Menschen im Unternehmen standortunabhängig mit den jeweils zielgruppengerechten Inhalten zu erreichen.

Eine professionelle zeitgemäße Kommunikationslandschaft besteht aber nicht nur aus Intranet, Newslettern und Mails. Mitarbeiter:innen wünschen sich eine aktive Teilhabe, darum müssen in digitalen Strategien die Möglichkeiten zur Beteiligung, Mitwirkung und Zusammenarbeit berücksichtig werden.

Wichtig: Die digitale Kommunikation löst die persönliche Kommunikation keinesfalls ab, sondern bietet die Möglichkeit einer wechselseitigen Unterstützung.

Intranet-Lösungen für mehr Flexibilität

Ein kostengünstiges Tool, welches in verhältnismäßig kurzer Zeit im Unternehmen implementiert werden kann, ist das klassische Intranet. Es stellt eine wirksame digitale Unterstützung zur Erleichterung des Arbeitsalltags und des Kommunikationsflusses dar. Im Mittelpunkt steht die einfache, effektive und schnelle Übermittlung strukturierter Daten und Informationen.

Flexibles Arbeiten statt starrer Prozesse

Das klassische Intranet bildet den Grundstein für den umfassenden, zukunftsorientierten Digital Workplace. Allerdings konzentriert sich dieses Tool rein auf die Informations- und Wissensvermittlung. Der Arbeitsplatz der Zukunft setzt jedoch eine Verbindung der Funktionen und Anwendungen des Intranets mit den Dialog-Strukturen des Social Webs voraus.

Eine dynamische und aktive Zusammenarbeit sowie ein wechselseitiger Wissensaustausch wird erst durch innovative Mitarbeiterportale wie Social Intranets möglich. Diese erlauben eine optimale Durchführung von Workflows und das digitale Arbeiten in spezifischen Anwendungen. Die Bereitstellung der Informationen läuft nicht unidirektional, sondern die Mitarbeiter können selbst aktiv werden, Beiträge verfassen, kommentieren und sich untereinander austauschen. Das klassische Intranet wird also um Aspekte aus dem Social Media-Bereich ergänzt.

Modernen Intranets ermöglichen den Mitarbeiter:innen eine zeit- und standortunabhängige, flexible, schnelle und agile Teamarbeit.

Das Social Intranet stellt die Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt. Durch Kommunikation auf Augenhöhe, Selbstbestimmung über Arbeitszeit und -ort werden Kreativitätspotentiale nachhaltig gefördert und die Innovationskraft eines Unternehmens langfristig verbessert.

Für eine effektive interne Kommunikation

Für den Erfolg von Digitalisierungsmaßnahmen in Ihrem Unternehmen ist es unerlässlich, alle Mitarbeiter:innen aktiv in den Prozess miteinzubinden. Eine perfekte Möglichkeit, um interne Kommunikation in Unternehmen zu fördern und zu vereinfachen ist beispielsweise eine individuelle Mitarbeiter-App. Sie kann als Tool in bestehende Systeme integriert werden. Sie verbindet alle Mitarbeiter:innen über Standorte und Abteilungen hinweg in Echtzeit miteinander, bringt sie alle auf denselben Wissensstand und ermöglicht es ihnen, sich in Umfragen, mit durch Kommentaren oder Ideen aktiv in das Unternehmensgeschehen einzubringen. So entsteht ein Erfolgsfaktor für die interne Kommunikation.

Digitaler Wandel durch digitale Kultur

Ein digitaler Arbeitsplatz kann nur dann effizient und produktivitätssteigernd sein, wenn die Mitarbeiter:innen aktiv in den Transformationsprozess eingebunden werden. Elementar für den Erfolg des Projekts ist die Entwicklung praxisorientierter Use Cases, also das Aufzeigen persönlicher und organisatorischer Mehrwerte in konkreten alltäglichen Arbeitssituationen ebenso wie Anwenderfreundlichkeit sowie eine verständliche und übersichtliche Struktur.

Ideal ist es, bereits im Vorfeld Neugier und Vorfreude beim Team zu schüren. So kann die Wartezeit bis zur endgültigen Einführung mit Neuigkeiten zum Entwicklungsstand gefüllt und den Mitarbeiter:innen Lust auf das neue Tool gemacht werden.

Der Digital Workplace muss als eine Mischung aus digitaler Transformation, digitaler Kultur und digitalem Arbeitsplatz verstanden werden. Der Einsatz neuester Technologien und die individuelle Entfaltung der Mitarbeiter:innen sind maßgeblich. Nur so kann der Wandel gelingen.

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